Reisemanagement
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Reisemanagement

Geschäftsreisen als Mitarbeitermotivation?

Reisen bildet, das wusste schon der deutsche Philosoph Immanuel Kant. Vor allem Dienstreisen haben es in sich: Gut geplant, können Geschäftsreisen zur Motivation der Mitarbeiter beitragen, als Incentive eingesetzt werden und das Employer Branding des Unternehmens stützen. Das Potential ist vorhanden: 4,2 Millionen Geschäftsreisen wurden 2013 von österreichischen Beschäftigten unternommen, die meisten davon nach Deutschland, Italien und die Schweiz. Das lassen sich die Österreicher auch einiges kosten: Knapp 1.600 Euro werden pro Dienstreise fällig, nur jeder zehnte Businesstrip kommt ohne Übernachtung aus.

Verreist wird, um den Kontakt zu Kunden und Zulieferern zu halten, Geräte zu warten oder auf Messen das eigene Unternehmen vorzustellen. Wer mit welchen Airlines und in welchem Hotel übernachten darf, wird dabei ebenso in den Reiserichtlinien des Unternehmens festgeschrieben wie die Anzahl der Sterne, die ein Zimmer maximal haben darf und wer die ganze Reise bucht. Um den Einkauf von Flugtickets, Preisverhandlungen mit Hotels und Dienstleistern und die Bestellung von Verkehrsmitteln kümmert sich in vielen Unternehmen der Travel Manager. Und der hat in Zeiten der Krise und Kosteneffizienz in den letzten Jahren vor allem ein Auge auf eines: Die Kosten.

Wichtige Dinge bespricht man lieber persönlich

Einsparungspotential sehen die meisten Unternehmen bei den Kosten für Flugreisen: Mittlerweile fliegen an mehr asl 60 Prozent der Geschäftsreisenden auf Langstreckenflügen in der Economy-Klasse. Darüber hinaus nutzt etwa die Hälfte aller österreichischen Unternehmen verstärkt Billigfluglinien, wenn es um den Transport ihrer Mitarbeiter geht. Die „Holzklasse“ hat nicht nur Nachteile: Vor allem jüngere Mitarbeiter legen weniger Wert auf Luxus im Flieger. Dafür wollen sie selbstbestimmter reisen, buchen Flug und Unterkunft am liebsten selbst.

Weiteres Einsparungspotential sehen österreichische Unternehmen in Telefon- und Videokonferenzen. Damit können nicht nur Reisekosten gespart werden, sondern vor allem auch die Zeit der Mitarbeiter. Wozu lange Flug- oder Autoreisen auf sich nehmen, wenn der Verhandlungspartner bequem aus dem eigenen Büro aus erreichbar ist? Dennoch darf die Macht der virtuellen Kommunikation nicht überschätzt werden: Wichtige Dinge werden nach wie vor lieber persönlich besprochen, ergibt eine Umfrage des Verband Deutsches Reisemanagement. Neun von zehn der 800 befragten Personen meinen, dass ihr Unternehmen auch zukünftig auf Geschäftsreisen nicht verzichten will und kann.

Grundsätzlich warnen Experten davor, gerade bei Dienstreisen allzu sehr den Sparstift anzusetzen. Während die Generation Y auf private Unterkünftige wie AirBnB oder hippe Stadthotels setzt und dafür lieber in der Economy Class reist, legen die Silver Ager im Unternehmen weiterhin großen Wert auf Komfort. Den Mitarbeitern hier Freiraum zu lassen, kann die Motivation stark nach oben schnellen lassen, schreibt die deutsche WirtschaftsWoche.  „Travel Manager, die sich als Hilfspolizisten verstehen, passen nicht zu den neuen Anforderungen“, kritisiert Egencia-Chef Florian Storp eine zu enge Definition von Reisemanagement.

Reisemanagement per Smartphone

Gerade in Softwarefirmen oder bei Modeherstellern, in denen Turnschuhe, Jeans und T-Shirt üblich sind und wo junge Chefs und ihre gleichaltrigen Mitarbeiter sich duzen, werde auch mehr Reisefreiheit verlangt. „Diese Leute sind mit mobiler Kommunikation groß geworden, sie wollen nicht mehr im Sekretariat oder in der Reisestelle anrufen, sondern flexibel sein und mit ihrem Smartphone oder Tablet buchen“, sagt Storp.

Laut einer Umfrage der Austrian Travel Business Association verwenden bereits 89 Prozent aller Reisenden ihr Smartphone auch unterwegs. Am häufigsten wird das Handy für Check-Ins und Hotelbuchungen gezückt. Aber auch Informationen zu Taxi, öffentlichen Verkehrsmitteln und Leihwägen holt sich der moderne Dienstreisende übers Smartphone. Die ideale App ist laut Angaben der Befragten kostenlos, mit Terminkalender und Travel Management Tool verknüpfbar und bietet am Zielort sowohl Stadtplan als auch Empfehlungen an.

Dem gegenüber stehen Mitarbeiter, die sich von einer Dienstreise weniger Flexibilität und Authentizität erwarten, sondern auf Luxus und Bequemlichkeit setzen. Vor allem begehrte Fachkräfte bemängeln laut der Studie „Chefsache Business Travel“ des Deutschen Reiseverbands Zeitverluste durch mangelhafte Planung und fehlenden Komfort. Unternehmen, die auf Kosten ihrer Vielreisenden sparen, laufen Gefahr, ein Eigentor zu schießen: Für 75 Prozent aller Angestellten, die regelmäßig beruflich auf Achse sind, ist der Reisekomfort ein entscheidender Faktor bei der Beurteilung der Attraktivität ihres Arbeitgebers.

Nachhaltige Dienstreisen im Kommen

Neben dem kleinen bisschen mehr an Luxus ist auch der ökologische Gedanke mittlerweile im Reisemanagement angekommen. Laut dem deutschen Reiseverband liegt der Schlüssel zum nachhaltigen Reisen in der gründlichen Vorbereitung. Wer seine Mitarbeiter klimafreundliche auf  Reisen schicken möchte, sollte sich vor allem die Nutzung des Verkehrsmittels genau überlegen. Immer öfter gibt es auch die Möglichkeit, einen umweltfreundlichen Mietwagen zu buchen. Im Stadtbereich können Mitarbeiter auch dazu motiviert werden, auf den öffentlichen Nahverkehr bzw. auf Carsharing-Angebote umzusteigen.

Auch Hotels gibt es mittlerweile in grün: Ganze Ketten setzen mittlerweile auf Ökostrategien. Gut geplant, kann das Reisemanagement hier nicht nur große Schritte hinsichtlich der Corporate Responsibility setzen, sondern auch im Employer Branding mit Umweltschutz punkten. Dienstreisen bilden also tatsächlich – vor allem die Reisemanager.



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