Compliance-Management
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Compliance-Management

Wie Personaler Regeln durchsetzen

Die US-Finanzbranche, Ende der 80er Jahre. Neben Schulterpolstern, Martinis und dem Wolf of Wallstreet gibt es leider auch einige schwarze Schafe, die mit illegalen Machenschaften gesamte Firmen in den Abgrund reißen – wegen horrender Strafzahlungen. Bei nicht regelkonformen Handeln Einzelner laufen Unternehmen bzw. deren Stakeholder immer mehr Gefahr, öffentliche Abstrafung und Imageverluste hinnehmen zu müssen, die zu starken Umsatzeinbrüchen führen können.  Um zu verhindern, dass das Fehlverhalten einzelner Firmenmitglieder die gesamte Organisation ins Wanken bringen können, führten US-Unternehmen daher bereits vor mehr als 30 Jahren das Compliance-Management ein. Die US-Judikatur belohnt das auch heute noch mit milderen Strafen, wenn Firmen nachweisen können, dass sie ihren Mitarbeitern die wichtigsten Regelungen zugänglich gemacht und deren Einhaltung überwacht haben.

Auch hierzulande hat mittlerweile ein Umdenken stattgefunden. Gingen die meisten Unternehmen lange Zeit davon aus, dass Firmenrichtlinien und Gesetze ungefragt einfach befolgt würden, kümmern sie sich jetzt selbstständig um die Einhaltung von Regeln, Vorschriften und Gesetzen. Mit gezieltem Compliance-Management schaffen Firmen so ein internes System, das sichergestellen soll, dass sich alle Mitarbeiter an die rechtlichen Rahmenbedingungen halten („to comply“: befolgen, erfüllen). Die Investition in gezieltes Compliance Management ist nicht nur rein aus finanziellen Überlegungen sinnvoll: Unternehmen, die sich als Complied Organisation der Öffentlichkeit vorstellen können, haben einen besseren Zugang zu Finanz- und Absatzmärkten und profitieren von einem positiven Image beim Kunden.

Regelkonformes Verhalten sicherstellen

Grundsätzlich zielt das Compliance-Management auf das regelkonforme Verhalten von Mitarbeitern und Organisationseinheiten. Es soll sichergestellt werden, dass Gesetze und Unternehmensrichtlinien beachtet und eingehalten werden. Dabei ist vor allem die Personalabteilung gefragt, sowohl in der direkten Kommunikation mit der Belegschaft als auch beim Recruiting und der Erstellung von Eingriffs- und Sanktionsmöglichkeiten. Um zu garantieren, dass sowohl individuelles wie auch das Verhalten der Organisation im Gesamten den Regeln entspricht, ist entsprechendes Know-How im HR-Bereich unabdingbar. Nur daraus können Richtlinien und Handlungsanweisungen generiert werden, die – entsprechend an die Belegschaft kommuniziert – einen Rahmen für gesetzeskonformes Vorgehen bilden.

Die deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGP) rät zu einem so genannten „code of conduct“. Darin werden die Richtlinien für unternehmenskonformes Verhalten und mögliche Disziplinarmaßnahmen so konkret und alltagsnah wie möglich formuliert und an alle Mitarbeiter kommuniziert. Ethische Grundsätze, die im Rahmen des code of conduct berücksichtigt werden, umfassen unter anderem den Umgang mit Geschäftspartnern, Kunden und Wettbewerbern, die Themen Interessenkonflikte, Korruption und Bestechung sowie den Umgang mit internem Wissen.

Integrität als Voraussetzung für neue Mitarbeiter

Um alle Mitarbeiter beim Thema Compliance mit an Bord zu holen, raten Experten zusätzlich dringend dazu, Personalverantwortliche in die generelle Business-Strategie miteinzubeziehen. Schließlich beginnt Compliance bereits bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter: Integrität ist eine der wesentlichen Voraussetzungen, um zu verhindern, dass es überhaupt erst zu Compliance-Fällen wie Bestechung, Korruption oder Betrug innerhalb des Unternehmens kommt. Sowohl bei der Personalauswahl externer Bewerber wie auch bei der Personalentwicklung und der internen Besetzung von Führungs- oder Compliance-relevanten Positionen kann das Personalmanagement hier wichtige Weichen stellen.

Compliance-relevante Auswahlkriterien können dabei nicht nur als Präventionsmaßnahme, sondern auch als gezielte Weiterentwicklung der Unternehmenskultur angesehen werden, so die Einschätzung der DGP. Insbesondere bei Risikofunktionen mit besonders hoher Korruptionsgefahr empfehlen Experten Backgroundchecks sowohl für externe als auch für interne Bewerber. Auch mit so genannten Integritätsinterviews können integritäts- und loyalitätsrelevante Eigenschaften und  Verhaltensweisen erhoben werden. Das Einsatzspektrum reicht hierbei von klassischen Auswahlinterviews für externe Bewerber bis zu internen Integrity-Audits.

Um im laufenden Arbeitsprozess die Einhaltung der Regeln sicherzustellen, gibt es verschiedene Methoden. Neben der wiederholten Kommunikation der Richtlinien, dem Auflegen eines Handbuchs und der gezielten Schulung von Mitarbeitern und Führungspersonal können auch compliance-orientierte Vergütungssysteme zum Einsatz kommen, bei denen etwa compliance-orientierte Zielvereinbarungen getroffen werden.

Null Toleranz bei Fehlverhalten

Grundsätzlich, stellt die DGP fest, funktionieren alle Compliance-Maßnahmen nur unter Einhaltung eines Null-Toleranz-Prinzips, in der Rechtsverstöße prinzipiell nicht toleriert werden. Compliance-Leitfäden und Hinweisgebersystemen sowie Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter sollen verhindern, dass Mitarbeiter oder ganze Organisationen auf die schiefe Bahn geraten. Dafür müssten geeignete (anonyme) Hinweissysteme für Fehlverhalten und regelmäßige Reportings geschaffen werden, die Hinweise auf regelwidriges Verhalten frühzeitig dokumentieren. Gute Erfahrungen gibt es auch mit Ombudsstellen im Unternehmen: Definierte Vertrauenspersonen, an die sich Mitarbeiter mit Fragen und Hinweisen wenden können und die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Nicht zuletzt braucht es auch klare Interventionsverfahren, die Sanktionsmöglichkeiten und Disziplinarmaßnahmen enthalten, sowie Re-Integrationsprogramme, die Mitarbeitern nach einem Fehlverhalten die Rückkehr ermöglichen und erleichtern. Zentral, so die DGP, sei die Notwendigkeit, eine für Compliance verantwortliche Person zu bestimmen, die im Idealfall dem Vorsitzenden des Vorstands direkt unterstellt ist. Compliance funktioniert aber nicht nur top down: Experten raten, auf allen Ebenen des Unternehmens Mitarbeiter zu benennen, die das Thema Compliance vertreten. Nur so kann das Thema wirkungsvoll im ganzen Betrieb verbreitet werden. Schlussendlich geht es nicht nur um das Befolgen von Regeln – Compliance-Management ist vielmehr ein laufender Prozess, in dem das eigene Handeln überdacht und neuen Herausforderungen und Situationen angepasst werden soll.

Weiter Infos zum Thema Compliance-Management der DGP finden Sie hier.

Bildnachweis: www.thinkstock.de



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